สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ระบบรับ ส่ง เสนอ และลงนามหนังสือราชการบนไฟล์ PDF โดยวางข้อความและลายเซ็นลงบนเอกสาร แล้วระบบสร้างเป็น PDF ฉบับใหม่ให้ ใช้ชั้นความเร่งด่วนและชั้นความลับตามระเบียบงานสารบรรณ

ทะเบียนหนังสือ 7 ประเภท (แต่ละประเภทมีทะเบียนแยกรายปี พ.ศ. ย้อนหลังได้ 10 ปี และค้นหาด้วยชื่อหรือเลขที่หนังสือได้)

• หนังสือรับ (จากภายนอก): เจ้าหน้าที่สารบรรณลงทะเบียนรับ แล้วเสนอผู้บริหารเกษียณไปยังกลุ่มหรือบุคลากรที่เกี่ยวข้อง ผู้ใช้ทั่วไปเห็นหนังสือเมื่อเกษียณมาถึงตนแล้ว
• หนังสือส่ง (ไปภายนอก): ทุกคนแนบไฟล์ได้ ระบุหน่วยงานที่ส่งถึง ระบบออกเลขเมื่อผู้บริหารลงนามแล้ว (ลงนามออนไลน์หรือบนกระดาษ)
• หนังสือภายใน (บันทึกข้อความ): สร้างในระบบหรือแนบ PDF ที่พิมพ์จาก Word ผู้ใช้เห็นเฉพาะของตนเอง
• หนังสือสั่งการ: คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ (เฉพาะคำสั่งที่มีชั้นความลับ)
• หนังสือประทับตรา (ออกในนามหน่วยงาน)
• หนังสือประชาสัมพันธ์: ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว
• หนังสืออื่นๆ: หนังสือรับรอง รายงานการประชุม และบันทึก โดยเจ้าหน้าที่สารบรรณเพิ่มประเภทย่อยได้

ลงทะเบียนหรือเพิ่มหนังสือ

• กรอกเลขหนังสือต้นทาง วันที่หนังสือ (วัน เดือน ปี พ.ศ.) หน่วยงานต้นทางหรือหน่วยงานที่ส่งถึง และชื่อเรื่อง
• ระบบจำชื่อหน่วยงานที่เคยใช้ไว้ให้เลือกครั้งต่อไป
• กำหนดชั้นความเร่งด่วนและชั้นความลับ (ปกติ ลับ ลับมาก ลับที่สุด)
• แนบไฟล์หนังสือนำ (PDF) และสิ่งที่ส่งมาด้วยได้หลายไฟล์ พร้อมตั้งชื่อกำกับแต่ละไฟล์
• ระบบลงวันเวลาที่รับและออกเลขรับให้ แก้ไขเลขรับได้

สร้างบันทึกข้อความในระบบ

• แบบฟอร์มบันทึกข้อความตามรูปแบบราชการ: ตราหรือโลโก้ ส่วนราชการ ที่ วันที่ เรื่อง เรียน อ้างถึง และเนื้อความ (ย่อหน้าให้อัตโนมัติ)
• เลือกข้อความลงท้ายสำเร็จรูปได้ เช่น "จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ", "เพื่อโปรดพิจารณา", "เพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติ"
• แนบไฟล์หรือลิงก์ที่อ้างถึงได้
• บันทึกเป็นร่าง ดูตัวอย่างเอกสารก่อนเสนอ และเริ่มใหม่ได้

เสนอและลงนาม

• ขั้นตอนของหนังสือ: สร้างหนังสือหรือร่าง, เจ้าหน้าที่สารบรรณตรวจ (ส่งกลับให้แก้ไขพร้อมคำแนะนำได้), เสนอผู้บริหาร, ลงนามหรือเกษียณ, ออกเลข, แจ้งผู้ปฏิบัติ และผู้ปฏิบัติรับทราบ
• เจ้าของหนังสือลงนาม แล้วลากวางและปรับขนาดลายเซ็นบนเอกสารได้
• ผู้บริหารเกษียณหนังสือบน PDF ได้ด้วยข้อความสำเร็จรูป เช่น "ทราบ", "เห็นชอบ", "ดำเนินการตามเสนอ", "มอบหน่วยงานที่เกี่ยวข้องดำเนินการ" หรือพิมพ์เอง พร้อมวันที่ เวลา และลายเซ็น
• บันทึกข้อความเกษียณที่ใช้บ่อยไว้ใช้ภายหลังได้ และระบบบันทึกงานอัตโนมัติระหว่างทำ
• เลือกผู้บริหารที่จะเห็นเอกสาร และกำหนดผู้ปฏิบัติหรือผู้ปฏิบัติหน้าที่แทนที่จะได้รับแจ้งเวียน โดยค้นหาชื่อหรือเพิ่มทั้งกลุ่มได้
• ติดตามว่าผู้ปฏิบัติแต่ละคนรอรับทราบหรือรับทราบแล้ว
• ยกเลิกการเสนอ ยกเลิกหนังสือ หรือลบหนังสือได้ตามสิทธิ์
• หน้าติดตามสถานะหนังสือ: แสดงเลขที่ สถานะล่าสุด (ลงทะเบียนรับแล้ว รอเกษียณ เกษียณแล้ว รับทราบแล้ว) และเวลาที่อัปเดต

แดชบอร์ดและโปรไฟล์

• แดชบอร์ดงานหนังสือ: จำนวนหนังสือทั้งหมด รอดำเนินการ และดำเนินการแล้ว พร้อมกราฟจำนวนหนังสือตามปี พ.ศ.
• โปรไฟล์ลงนาม:
  • คำนำหน้า ชื่อ และสกุล
  • ตำแหน่งได้หลายตำแหน่ง แล้วเลือกตำแหน่งที่ใช้ปัจจุบัน เช่น รองผู้อำนวยการรักษาราชการแทน
  • ลายเซ็น วาดด้วยนิ้วหรือปากกาบนแท็บเล็ต หรืออัปโหลดรูป แล้วครอปและลบพื้นขาวออกได้
  • ดูตัวอย่างตอนวางลายเซ็นบนเอกสาร
• เปลี่ยนรหัสผ่าน

แอดมินหรือเจ้าหน้าที่สารบรรณ

• ข้อมูลหน่วยงาน: ชื่อโรงเรียน ประเภทโรงเรียน (รัฐบาลหรือเอกชน) และสังกัด
• รูปแบบเอกสาร:
  • ใช้เลขไทยหรือเลขอารบิก
  • หัวบันทึกข้อความใช้คำว่า "ส่วนราชการ" หรือ "หน่วยงาน"
  • โลโก้หัวเอกสารเลือกได้ 3 แบบ คือ ตราครุฑมาตรฐาน โลโก้โรงเรียนจากระบบ หรืออัปโหลดเอง
• ตั้งค่าเลขเอกสารของแต่ละประเภท: รหัสหน่วยงาน เลขลำดับถัดไป (แยกตามประเภทย่อยได้) พร้อมตัวอย่างเลขถัดไป
• จัดการประเภทย่อยของหนังสือ
• กำหนดผู้ดูแลระบบหรือเจ้าหน้าที่สารบรรณ และรายชื่อผู้บริหารที่ลงนามเอกสาร
• สร้างกลุ่มผู้ใช้งาน เช่น กลุ่มสารบรรณ เพิ่มหรือลบสมาชิก และจัดลำดับกลุ่ม
• จัดการรายชื่อผู้ใช้:
  • ครูและบุคลากรดึงจากระบบ MySchool อัตโนมัติ
  • เพิ่มผู้ใช้รายคนหรือวางเป็นชุดจาก Excel (เลขประจำตัว 13 หลัก อีเมล ชื่อ และสกุล) รองรับครูต่างชาติ
  • ส่งลิงก์ยืนยันอีเมลให้ผู้ใช้